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Avevamo l’esigenza di individuare un tool che fosse moderno nella capacità di visualizzazione ma anche agile e veloce da apprendere. Ecco perchè abbiamo scelto Tableau

Whirlpool Corporation è una multinazionale statunitense leader nella produzione di elettrodomestici che conta approssimativamente 78000 dipendenti.

E’ presente nei mercati di quasi 200 Paesi dei cinque continenti, oltre che con marchi regionali, quali Kitchenaid, Indesit, Hotpoint e molti altri. Dal 2019, Whirlpool Italia (parte della region EMEA e con sede a Pero, in provincia di Milano), ha intrapreso la sua transizione verso la data-driven anche grazie al supporto di Visualitics.

Tutto è nato da un’esigenza specifica: in azienda esistevano già dei sistemi nati per fare reporting e dashboarding, che avevano però il limite di essere molto statici. Erano navigabili ma la self service analytics risultava inesistente, rendendo obbligatorio passare dall’area IT per ogni modifica necessaria. In questo modo, anche i costi – oltre che i tempi – aumentavano considerevolmente.

Ci siamo trovati davanti all’esigenza di individuare un tool che fosse moderno nella capacità di visualizzazione ma anche agile e veloce da apprendere, per permetterci di sviluppare dashboard in modo indipendente ma normato.“ Spiega Massimo Dubini, Data & Analytics Lead Solution Architect in Whirlpool. “C’era anche un discorso di adoption a livello globale: non volevamo che restasse una scelta ristretta della Region EMEA, ma piuttosto che fosse un modo per unificarle tutte. Tenendo conto di tutti questi fattori, la software selection ha portato alla scelta di Tableau, soprattutto per le sue funzionalità di self service analytics.

La scelta di un unico tool condiviso da tutti non poteva che essere l’inizio: “Abbiamo deciso di darci un nuovo modello di governance, dopo l’implementazione di Tableau. Chi avrebbe dovuto avere gli accessi per pubblicare, certificare e gestire i report? Abbiamo pensato di risolvere creando una struttura con delle particolari figure e aree funzionali. Quindi, per ogni area, abbiamo definito quello che abbiamo chiamato Business Project Leader: una persona cioè appartenente al business specifico, abilitata a certificare tutti i report in self service prima di pubblicarli e renderli condivisi con altre persone.” Specifica Dubini, che aggiunge. “Ci sono poi dei Business Content Creator, ovvero utenti che hanno la licenza Creator o Explorer e che possono creare dashboard, senza però poterle condividere con altre persone.  Oltre a queste due tipologie di figure ci sono anche poi i normali utenti business, quelli che entrano nel server e normalmente navigano la visualizzazione, senza poter però creare nuovi tab. In linea generale, con tutti abbiamo condiviso comunque linee guida di creazione delle dashboard che fossero uniche: un unico font, ad esempio, colori aziendali, una posizione standard in cui inserire i filtri e via dicendo.”

Questa struttura di governance ha impedito la proliferazione di report con differenti risultati e numeri aziendali, con la conseguenza che nuovi utenti sono stati avvicinati e nuove funzioni implementate, a partire dalla creazione di una community interna.

Il 2019 non è stato solamente l’anno di esordio di Tableau in azienda, ma anche quello in cui abbiamo deciso di sviluppare nuove conoscenze in base alle varie esigenze che venivano a formarsi.” Racconta Marina Lezzi, Data & Analytics Tableau Change Management in Whirlpool.All’inizio, la nostra community era piuttosto ristretta: per gli utenti Creator ed Explorer abbiamo deciso perciò di organizzare un massive training, che permettesse loro di apprendere le migliori possibilità di utilizzo dello strumento in base alle loro necessità. Il nostro intento era che questi utenti divulgassero la conoscenza acquisita e i fondamenti di navigazione delle dashboard a tutti gli altri. Dotando ciascuno della licenza più adatta al suo ruolo, abbiamo cercato di ricreare un modello di governance che facesse capo al Project Leader, una figura in grado non soltanto di validare la pubblicazione dei dati ma anche in grado di fare da ambassador della soluzione Tableau all’interno della propria funzione aziendale.”

Tutto questo funziona almeno fino al 2020, anno di inizio della pandemia. Se fino a quel momento i nuovi gruppi di utenti che entravano nella community potevano beneficiare di sessioni on site di training ad hoc, con l’inizio del distanziamento sociale le modalità di formazione dovevano prendere un’altra direzione.

Nonostante la pandemia in corso, abbiamo deciso di fare comunque qualcosa per mantenere alta la curiosità degli utenti su questo nuovo strumento adottato. E’ qui che nel 2021, grazie all’aiuto del Team Visualitics, abbiamo deciso di lanciare una delle iniziative principe ad oggi della nostra community: una serie di webinar che aiutasse gli utenti già parzialmente formati, e quelli ancora da formare, a raggiungere le competenze richieste per portare avanti quotidianamente il loro lavoro.” Precisa Lezzi, che sottolinea l’importanza di un supporto da parte di un partner specializzato in questa iniziativa. “Il lavoro di squadra tra noi e Visualitics nella definizione di questo percorso e nella preparazione di ogni singolo webinar ci ha permesso di adattare al meglio la nostra offerta alle esigenze degli utenti.

All’inizio avevamo identificato quelli che potevano essere, a nostro avviso, gli argomenti più interessanti per i partecipanti ma ci è stato chiaro sin dai primi webinar che l’esigenza della community era un po’ diversa. Per capirlo, ci siamo affidati a delle survey che ci permettessero di avere feedback più diretti e specifici: nonostante la partecipazione di alcuni user sia rimasta costante nel tempo, abbiamo dovuto rimodulare i webinar sia dal punto di vista del contenuto che dell’approccio.

Se infatti al primo incontro, i cui temi vertevano su Data Visualization e Tableau in generale, erano stati moltissimi gli utenti iscritti per interesse e curiosità, ai successivi è stato subito chiaro che l’esigenza reale della community fosse quella di ottenere informazioni più mirate per l’utilizzo tecnico e giornaliero del software, con un occhio di riguardo alle nuove funzionalità o ad alcune problematiche specifiche.

“Il lavoro di squadra tra noi e Visualitics nella definizione di questo percorso e nella preparazione di ogni singolo webinar ci ha permesso di adattare al meglio la nostra offerta alle esigenze degli utenti.”

– Marina Lezzi, Data & Analytics Tableau Change Management in Whirlpool

Per questo, Whirlpool nel 2022 si è attivata anche con la parte di e-learning: tenere sempre aggiornata la base utenti e creare un portale per tutti gli utenti affinché potessero avere informazioni e usufruire dei training è risultato fondamentale. “Abbiamo concordato con Tableau di accedere al loro portale e-learning proprio per fare questi training on site: in questo modo, il trend della partecipazione è rimasto costante, soprattutto tra gli user con licenza Creator ed Explorer. Registrando le sessioni e mettendole a disposizione di tutta la community, il numero di partecipanti è aumentato ed è risultato maggiormente profilato rispetto agli inizi.” Sottolinea Lezzi.

Ad oggi, l’adoption di Tableau ha toccato diverse aree aziendali ed è ancora in espansione:  si è partiti con il sales e il marketing, per poi coinvolgere finance, customer service, digital e supply chain, apportando significativi risultati interni all’azienda.

Ma c’è ancora molto che Whirlpool vuole fare: ad esempio, costruire uno strumento unico d’accesso per tutti gli utenti, per dare loro la possibilità di avere i dettagli e le informazioni principali a portata di mano.

Nei programmi aziendali c’è anche quello di mettere a disposizione degli utenti della community, oltre ad alcuni user groups, anche alcune sessioni di Tableau Doctor con un esperto Tableau che sia in grado di rispondere alle domande tecniche: questi momenti di confronto si sono rivelati molto utili nelle fasi più avanzate post training, quando alcune delle nozioni imparate dovevano essere applicate al lavoro pratico sulle dashboard.