Power BI

Da Power BI a Excel: esportazione dati e Personal BI

Power BI è una piattaforma evoluta per la Business Intelligence (BI), che, inserita nell’ecosistema Fabric, offre una soluzione completa per l’analisi end-to-end. I suoi punti di forza risiedono nella gestione versatile dei dati tramite Power Query e nell’aggregazione mediante DAX, oltre alla capacità di creare visualizzazioni interattive significative. L’obiettivo principale di Power BI è facilitare la collaborazione tra i membri del team attraverso la condivisione di app, dashboard e visualizzazioni. 
In questo articolo esploreremo come 
esportare dei dati da oggetti visivi presenti su una dashboard Power BI per analisi self-service in Excel.

La Sinergia tra Power BI ed Excel

Una delle funzionalità più apprezzate di Power BI è la possibilità per gli utenti di consultare un report realizzato sulla piattaforma e di proseguire o approfondire l’analisi utilizzando Excel, un ambiente familiare per molti professionisti. Questa integrazione è resa possibile grazie all’esportazione di una porzione del dataset relativa a uno specifico elemento visivo. Questo consente ai professionisti e agli esperti del dominio di proseguire con i propri filoni d’indagine, in un’ottica di Personal BI.

Dashboard di esempio

Vantaggi

Per molti professionisti ed in molti ambiti il primo approccio alla gestione ed analisi dati è stato – ed è tuttora – Excel.

Quindi esportare il dataset relativo ad un elemento visivo permettere loro di:

  1. Approfondire rapidamente le analisi o sondare scenari alternativi su porzioni focalizzate del dato.
  2. Sfruttare le funzionalità di Excel, quali funzioni statistiche, grafici o tabelle pivot, per studiare “agilmente” i dati e scoprire nuove informazioni. Il tutto senza bisogno di competenze tecniche specialistiche, facendo leva sulla familiarità rispetto ad uno strumento che usano quotidianamente. 
  3. Accedere a dati strutturati e di qualità, grazie al lavoro fatto dal team di sviluppo in precedenza. 
  4. Condividere facilmente i loro fogli di lavoro con altri utenti che potrebbero non avere accesso a Power BI Service.


In breve, la possibilità di usare Excel nel flusso di lavoro è pensata per offrire un’opzione di analisi comoda, flessibile e veloce. Questa opzione non si sostituisce ai vantaggi di una soluzione di BI moderna, ma ne approfondisce l’esperienza d’uso.  

Nel prossimo articolo, esploreremo la connessione diretta al modello semantico di Power BI, che supera le sfide della gestione della sicurezza dei dati nei file esportati, garantendo al contempo uno standard qualitativo.

Prerequisiti e buone pratiche

È consigliato adottare alcune buone pratiche per facilitare l’utilizzo del dataset anche a persone che non lo hanno prodotto. Ad esempio, nominare in modo esplicativo le colonne e le misure utilizzate negli elementi visivi.

L’utente deve poter accedere alla dashboard e interagire con gli elementi visivi per il download.

Modalità di lavoro da Power BI a Excel

Come anticipato questo articolo esplora come importare i dati da analizzare in Excel grazie alle funziona di esportazione del dataset relativo ad un oggetto visivo (quando questa opzione è abilitata). In questo modo, i dati analizzabili in Excel rappresentano una fotografia in formato tabellare di un visivo. 

Il dataset esportato conterrà:

  • solo i dati presenti nell’oggetto visivo di partenza, con granularità stabilita e filtri applicati;
  • solo i dati che l’utente è abilitato a visualizzare se presente RLS (criterio di sicurezza).

Esportazione del dataset di un oggetto visivo

Si supponga di voler creare nuove condizioni di analisi a partire da quanto mostrato in un oggetto visivo del report Power BI in consultazione. Portando il cursore sull’angolo in alto a destro di un elemento visivo e cliccando sull’icona Altre opzioni ()>Esporta dati.

Esportazione dei dati di un oggetto visivo in un report

Selezionando scheda Dati riepilogati si scarica una cartella di lavoro in Excel con una connessione dinamica ai dati usati nell’oggetto visivo.

Dati riepilogati in formato tabellare

Può capitare che l’analista di BI si trovi nella condizione di dover fornire un oggetto visivo in consultazione, tipicamente in forma tabellare. Questo strumento permette di garantire l’accesso ai dati strutturati con un discreto grado di libertà.

L’idea è che l’utilizzatore possa personalizzare l’esperienza analitica in base ai propri scopi, portando in vista dimensioni e misure che ritiene opportune. Questo è possibile grazie ai parametri di Power BI.

Percorso per la creazione di un parametron Power BI
Parametro per le misure
Parametro per le dimensioni

A seguire la gif mostra la versatilità di questo approccio nella creazione dinamica della tabella di dati da esportare.

NB: l’iter non può essere testato sulla dashboard in condivisione, in quanto è pubblicata sul web in modalità di libera consultazione, al livello di organizzazione questa limitazione non si presenterà.

Come sfruttare i parametri per personalizzare il dataset da esportare

Conclusione

In questo articolo si è illustrato come estrarre dei dati da oggetti visivi presenti su una dashboard Power BI per analisi self-service in Excel. L’idea è di fornire al business, tipicamente abituato a usare Excel, un punto di partenza con dati consolidati e strutturati. Questo consente di condurre analisi individuali che privilegiano velocità e familiarità nel processo analitico

Nel prossimo articolo vedremo come realizzare una connessione al modello semantico (dinamico) pubblicato su Power BI Service.

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Visualitics Team
Questo articolo è stato scritto e redatto da uno dei nostri consulenti. 

Fonti: 
Esportare i dati usati per creare una visualizzazione: www.learn.microsoft.com
Creare cartelle di lavoro di Excel con dati di Power BI aggiornabili: www.learn.microsoft.com

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