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“La tempestività con cui Tableau permette di verificare gli andamenti delle vendite è un punto di forza fondamentale per il nostro business.”
Coop Alleanza 3.0 è la più grande fra le cooperative di consumatori del sistema Coop; nasce il 1º gennaio 2016 dalla fusione di tre società della grande distribuzione organizzata (Coop Adriatica, Coop Estense e Coop Consumatori Nordest) di Coop Italia.
Ad oggi, è la prima Coop italiana per numero di punti vendita (con 365 negozi, di cui 51 ipermercati), soci e fatturato e la cooperativa più grande d’Europa per numero di soci.
Il progetto di reportistica su Tableau in questo contesto si innesta in un più ampio progetto di business intelligence, partito subito dopo la nascita della nuova cooperativa nel 2016. Nata dalla fusione di tre realtà più piccole, ognuna già dotata dei propri strumenti di analisi e del proprio sistema di reportistica, Coop Alleanza 3.0 si è trovata ad avere una situazione molto frammentata ed eterogenea: sia a livello di flussi informativi che venivano monitorati, sia per quanto riguardava la struttura dei report circolanti. La presenza di molteplici report, che venivano creati per la maggior parte in Excel e che circolavano via mail o attraverso condivisione su directory, creava un’immensa confusione.
La situazione risultava ancora più variegata a livello di informazioni a disposizione della rete dei punti vendita; in alcuni casi, infatti, i PdV impiegavano autonomamente risorse per estrarre dagli applicativi a loro disposizione gli indicatori che ritenevano più rilevanti, al fine di monitorare le performance interne del punto vendita. “La forte esigenza di Coop Alleanza 3.0 di dismettere il sistema di reportistica esistente, per arrivare poi ad avere un’unica fonte dati centralizzata, nasce proprio da qui: andava costruita un’unica logica, quella della nuova cooperativa.” Spiega Sonia Foti, Responsabile Area Business Intelligence in Coop Alleanza 3.0. “Abbiamo quindi iniziato a lavorare all’infrastruttura di base, che è il nostro attuale database commerciale e che è stato anche il punto di partenza per costruire la nuova Business Intelligence di Coop Alleanza 3.0.”
Le informazioni che Coop aveva ed ha tuttora necessità di organizzare in modo strutturato riguardano diversi ambiti: lo scontrinato giornaliero, sicuramente le diverse dinamiche che caratterizzano gli acquisti dei soci dai non soci di cooperativa, le promozioni, i margini, gli stock e anche alcuni indicatori più prettamente gestionali del punto vendita. Si tratta, nella maggior parte dei casi, di dati in alta frequenza: l’obiettivo era quello di dotarsi di strumenti in grado di processare rapidamente grandi volumi di informazioni, dando tempestivamente visibilità degli indicatori chiave a chi in cooperativa aveva necessità di monitorarne l’andamento– e poi di prendere conseguentemente le dovute decisioni.
“La finalità ultima del progetto era quella di generare un ritorno di valore generale, sia in termini di miglioramento della qualità e di certificazione delle informazioni circolanti all’interno della cooperativa, sia in termini di aumento dei ricavi e di controllo dei costi, passando da una gestione efficiente dei punti vendita e da una migliore conoscenza dei nostri soci.” Racconta Sonia Foti, ricordando gli inizi. “Dopo un’attenta fase di software selection, dove sono stati valutati anche diversi possibili competitor, Coop Alleanza 3.0 ha individuato Tableau e Visualitics come partner per il progetto ed è stata avviata in prima battuta la fase progettuale dedicata alla reportistica.”
Il progetto è stato sviluppato anche con un’apertura progressiva di Tableau agli utenti, soprattutto per favorire con gradualità un cambiamento importante per la cooperativa sia a livello di strumenti che di cultura del dato. Tableau è stato inizialmente introdotto per l’utilizzo da parte degli utenti di sede; una volta verificato l’esito positivo di questo primo progetto, è quindi nata con forza l’esigenza di aprire lo strumento anche alla rete dei punti vendita, che ancor più della sede erano interessati da una situazione di iniziale disomogeneità a livello di strumenti e di reportistica, e quindi di accesso alle informazioni utili per la gestione e il controllo delle performance del punto vendita.
“Per portare lo strumento alla rete sono state organizzate diverse sessioni formative, sempre supportate da Visualitics e con le quali siamo riusciti ad introdurre Tableau con successo in cooperativa: ad oggi viene utilizzato da circa 400 manager della rete, tra direttori di area, manager di zona e direttori di punto vendita.” Specifica Foti, sottolineando il successo ottenuto grazie alla collaborazione costante tra le parti.
Visualitics ha applicato, per supportare il processo, le linee guida della Blueprint interna: orientamento, formazione, sviluppo e supporto. Nel dettaglio, Coop è stata affiancata sia nella formazione su Tableau Desktop, Server e Prep, sia nella successiva fase di uniformazione e pulizia del dato, con la creazione di numerosi report, dashboard e fonti dati distribuite e successivamente monitorate per un corretto accesso ed utilizzo dei contenuti.
I temi toccati dalla reportistica fino ad oggi sviluppata riguardano le vendite, gli scontrini, i soci e i non soci di cooperativa, i prodotti a marchio e la promozionalità.
Sono stati sviluppati anche report sullo stock, sulla svalorizzazione, sulla merce invenduta, sullo stock out fino ad arrivare anche alla creazione di reportistica che riguarda il margine e il conto economico del singolo punto vendita, per un totale di 28 report in produzione che sono aperti a diverse funzioni della cooperativa, permettendo una risolutiva profilazione degli utenti sulla base dell’effettiva necessità informativa che ciascun ruolo possiede.
“Nei report creati, ci siamo concentrati su quella che potrebbe essere la visualizzazione di un ipotetico direttore di punto vendita, che accede allo strumento.” Racconta Federico Grassi, Responsabile Sistemi BI, Controllo e ESB all’interno della Direzione Sistemi Informativi in Coop Alleanza 3.0. “In ciascuna visualizzazione è stata creata una cover page all’interno della quale, assieme ai colleghi, sono state delineate le caratteristiche di quel report: che cosa sono le metriche sottostanti, come viene calcolato un determinato indicatore e come deve essere letto al fine di avere una visione sicuramente condivisa da tutti. Quello che è possibile fare in una dashboard di questo tipo è avere, per ciascun giorno, una visione dell’andamento attraverso una pagina di overview principale che può riportare la parte di venduto, il numero degli scontrini, lo scontrino medio, con alcuni approfondimenti rispetto a determinate caratteristiche a seconda delle esigenze”.
Chiaramente in un lavoro di tale portata si possono avere diverse viste, sia temporali (settimanali, mensili, annuali) che di budget. In questo senso, ciascun direttore di punto vendita può avere sempre sott’occhio quelli che sono i punti vendita del proprio formato. Potrebbe ad esempio voler confrontare il proprio Delta scontrinato sull’asse delle ordinate e il Delta delle vendite sull’anno precedente rispetto ai punti vendita della stessa zona geografica e dello stesso formato, in maniera tale da capire se il risultato (positivo o negativo che sia) si discosta rispetto a quello della sua zona di riferimento. Se sì, in che termini? Con una dashboard di questo tipo, rispondere a tutte queste domande è un compito rapido e senza margine di errore.
“La presenza di molteplici report, che prima venivano creati per la maggior parte in Excel e che circolavano via mail o attraverso condivisione su directory, creava un’immensa confusione. Con l’adozione di Tableau, tutto è cambiato.”
– Sonia Foti, Responsabile Area Business Intelligence in Coop Alleanza 3.0
“Oltre ad un report di comparazione interna tra punti vendita, ne è stato costruito uno in cui ogni direttore possa avere evidenza anche del confronto tra competitor. Quindi, utilizzando la fonte dati Nielsen, si dà la possibilità a chi ricopre la carica di capire come la sua sede si posizioni non solo all’interno della propria area, ma anche all’interno della cooperativa stessa.” Aggiunge Grassi. “Il direttore può così vedere come si spostano i consumi e quali altre insegne sono presenti sul territorio, di che tipo di negozio stiamo parlando in termini di formato, per effettuare ad esempio un confronto sul fatturato annuo del punto vendita.” Allo stesso modo, si potrebbe voler capire come gestire una sede dal punto di vista dell’analisi degli introiti alle casse: individuando i tipi di pagamento più utilizzati, da quello elettronico, ai contanti, ai buoni pasto ed altre forme di pagamento, si può capire meglio come gestire tutte le attività del punto vendita, dall’impiego di maggiori dipendenti nelle ore di punta all’implementazione di più casse automatiche.
“Oltre alle necessarie visualizzazioni per desktop, abbiamo deciso di sviluppare anche un report in versione mobile, per agevolare quanto più possibile la fruizione attraverso l’uso dei tablet.” Racconta Foti, che aggiunge. “Alcuni di questi report si aggiornano con frequenza giornaliera, per cui la tempestività con cui Tableau permette di verificare gli andamenti delle vendite è un altro punto di forza fondamentale di questo progetto. Per fare un esempio, un primo dato seppur provvisorio sull’andamento del giorno precedente è già disponibile sia per la direzione che per la rete intorno alle 8 del mattino successivo, garantendo una tempestività che prima con la reportistica in Excel non era assolutamente possibile.”
Al momento Coop Alleanza ha circa 700 utenti attivi sullo strumento, tra utenti di sede e utenti di rete. In cantiere ci sono una decina di report non ancora terminati ma già in fase di sviluppo, per andare a coprire ulteriormente le esigenze informative della cooperativa; quello Visualitics/Coop Alleanza è un progetto non fermo ma in continuo sviluppo, perché le esigenze informative stesse possono modificarsi e la reportistica deve essere adeguata alle esigenze del momento. Va da sé che, di pari passo con l’adozione di Tableau, è diminuito drasticamente il numero di report in Excel che circolano in azienda.
