Le viste amministrative pre-strutturate sono strumenti di grande rilevanza quando si vuole monitorare lo stato di salute del proprio Tableau Server o Tableau Cloud. Attraverso questa reportistica automatica di Tableau, è possibile monitorare gli accessi e azioni degli utenti, verificare l’esecuzione di diversi processi, come refresh degli extract e invio delle sottoscrizioni, fino all’analisi delle prestazioni e dello spazio usato. Questo porta a formalizzare i processi iterativi e ripetibili mettendo le basi per la costruzione di un ambiente con un’architettura stabile e sicura. Inoltre è possibile capire come il server gestisce i workload quando si tratta di operazioni come il caricamento di una dashboard oppure, l’estrazione in locale di dati e cartelle di lavoro. Le viste amministrative pre-strutturate quindi, sono pensate per l’amministrazione del Tableau Server, oltre a supportare la creazione e il deployment di una cultura data-driven all’interno delle organizzazioni.
In totale sono 15 viste pre-strutturate che Tableau Server mette a disposizione di default. In caso ci fossero esigenze diverse da quelle trattate da quest’ultime, è possibile anche personalizzarle e lo vedremo in un prossimo articolo. Le più importanti le abbiamo suddivise in quattro main clusters e proviamo ora a descriverne in breve il loro contenuto e utilizzo.
Viste per l’analisi del traffico
In queste viste pre-strutturate si possono analizzare l’intensità di due flussi di navigazione, uno verso le viste e i workbook e l’altro verso le origini dati collegate a Tableau Server. L’analisi di entrambi e filtrabile con la stessa tipologia di filtri ovvero, quelli che consentono all’ amministratore del server e del sito di analizzare sia la frequenza temporale che l’utente che ha compiuto l’azione di navigazione. La vera differenza è l’oggetto dell’analisi; Questo consente di rilevare le viste e le data source più popolari e di conseguenza le più utili alla generazione di insights.
Viste per l’analisi di azioni
In queste viste sono disponibili gli andamenti nel tempo per nove tipi di azione:
- Login
- Access view
- View subscription email sent
- Publish workbook
- Download workbook
- Workbook subscription email sent
- Publish data source
- Download data source
- Use data source
Tableau in questo caso mette a disposizione dei line chart che renderanno più intuitiva l’analisi del numero di volte che le azioni sono state compiute nella finestra temporale selezionata e inoltre, queste informazioni potranno essere filtrate anche per utente specifico. Sempre con lo stesso oggetto di analisi ma con un diverso obiettivo esiste una vista chiamata “Azioni di utenti recenti” che mostra gli utenti che hanno accesso il server nelle ultime 24 ore, fornendo informazioni importanti in merito al momento in cui bisogna fare attività di manutenzione specificando quali utenti sono attivi, attivi di recente e inattivi.
Viste per attività di background
Queste viste sono importanti per monitorare sia le attività di estrazione come il download di una vista, sia per quelle di non estrazione come ad esempio le sottoscrizioni ad un workbook. Questo genere di attività si possono filtrare in base all’intervallo selezionato e ancora Tableau mette a disposizione un grafico per capire se l’estrazione è avvenuta con successo (esito: Positivo), se il server non è stato in grado di completare l’operazione (esito: Errore) oppure se l’operazione è in corso.
Statistiche tempi di caricamento e utilizzo dello spazio
Queste dashboards offrono una stima delle viste che impiegano più tempo ad essere caricate e quelle che occupano il maggior spazio sul disco del server nel quale è installato Tableau. Le prime si riferiscono a quelle che pesano di più in termini operazionali al server ma, non necessariamente hanno una correlazione diretta con le seconde. In particolare quelle che si riferiscono ai tempi di caricamento possono essere filtrate selezionando un intervallo in secondi per questa caratteristica e, quelle invece relative all’ utilizzo dello spazio possono essere analizzate decidendo se condurre l’analisi a livello di singola vista, workbook o progetti.
Oltre a queste macro-categorie di viste amministrative pre-strutturate ce ne sono altre meno utilizzate nei termini descritti in precedenza ma, comunque utili per avere un’esaustiva analisi a livello di server.
- Utilizzo della licenza basata sull’accesso
Questa vista è molto importante per ottimizzare il numero di licenze da distribuire agli utenti e capire che tipo di ruolo si adatta meglio a loro. Questa infatti consente di capire quali licenze sono state attivate e quali sono in uso, chi utilizza Tableau Prep Builder e chi invece utilizza Desktop, tutto filtrato a intervalli temporali scelti dall’amministratore.
- Dashboard gestione componenti in background
Questa è una vista che offre una overview (tempo di escuzione dei processi in background, ritardo massimo etc.) di tutti i processi e che possono essere filtrati in base al loro stato; processi completati, non riusciti e annullati. Una volta impostato questo filtro si può ulteriormente filtrare la vista scegliendo il tipo di task, il tempo di esecuzione, il proprietario del contenuto e altre opzioni filtro.
- Contenuto non aggiornato
Qui si possono avere informazioni riguardo allo spazio utilizzato sia dai contenuti attivi che da quelli inutilizzati considerando che lo spazio utilizzato sul disco del server è la somma di questi due. Chiaramente questa vista offrendo anche un livello di dettaglio maggiore considerando i vari tipi di contenuto comprese le origini dati.
- Utilizzo di chiedilo ai dati
Questa vista è studiata specificamente per capire come e chi utilizza Chiedilo ai dati. L’amministratore attraverso l’analisi di questa vista può capire il numero di utenti che interagiscono con questa funzione, il numero di query e il numero di origini dati utilizzate in questo modo. Lo scopo potrebbe essere capire quali sono stati i risultati della formazione interna.
- Cronologia avvisi sulla qualità dei dati
Questa dashboard è disponibile solo se Tableau Catalog è abilitato nel tuo ambiente. In questo caso l’amministratore può capire come vengono utilizzati gli avvisi sulla qualità dei dati e per eempio visualizzando il loro tipo di contenuto, il loro stato e se è stato modificato e a che ora.
Tableau quindi, offre un’ampia scelta di viste pre-strutturate per il monitoring delle operazioni sul server, permettendo ai clienti di ottimizzare tutti i tipi di operazioni e rendere più efficiente il flusso di lavoro.
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